Email na werktijd

In een eerder blog heb ik gewezen op de voordelen van flexibel werken. Daarbij ging het er om de werkzaamheden zodanig te organiseren, dat zowel de werknemer als de werkgever er profijt van kunnen hebben. Bijvoorbeeld door af te spreken, dat iemand wat vaker vanuit huis of op een flexwerkplek dichterbij huis kan werken. Dat bespaart een hoop reistijd, waardoor je meer tijd aan je werk kunt besteden, of werk en privéleven beter kunt combineren. Werkgevers zien daardoor de productie omhoog gaan en kunnen werken met tevreden werknemers. Vooral thuiswerken is iets wat veel mensen zien zitten. Misschien niet iedere dag, omdat je je misschien minder betrokken voelt bij het bedrijf, of omdat je sociale contacten mist. Flexwerken, waarbij je elke dag aan een ander bureau zit, wordt veel minder gewaardeerd. Hoe je het ook organiseert, het gaat erom dat er een werkbare oplossing gevonden wordt waar iedereen tevreden over is, of in ieder geval met minder stress aan het werk kan.

Belangrijk bij zulke en andere ideeën om flexibeler te kunnen werken is, dat er goede afspraken gemaakt worden. Kan iemand op bepaalde dagen een uur eerder beginnen en stoppen met werken? Werkt een werknemer alleen vanuit huis en niet vanaf een flexplek? Voor hoeveel dagen in de week? Hoe houden werkgever en werknemer contact gedurende de werktijd?

Werkgevers schenken vertrouwen aan de werknemer om meer zelfstandig aan het werk te gaan. Werknemers betalen dit terug met betrouwbaarheid: de garantie dat het werk op tijd klaar is, en bovendien van goede kwaliteit.

Verwachtingen van de werkgever leiden tot stress bij de werknemer

Helaas blijkt, dat flexibel werken vaak één kant opgaat, waarbij de werkgever of leidinggevende verwacht, dat de werknemer of ondergeschikte buiten werktijd beschikbaar blijft voor het werk. Werknemers voelen zich daardoor verplicht om thuis regelmatig email te controleren. Uit recent onderzoek van de technische universiteit van Virginia in Amerika, Virginia Tech, blijkt, dat deze verwachting bij werknemers enorme stress veroorzaakt.

Het is dus niet zo, dat de stress alleen maar komt, als iemand daadwerkelijk thuis email aan het controleren of beantwoorden is. Het idee, dat een werkgever verwacht, dat je je email in de gaten houdt, is op zich al genoeg om stress te krijgen, en kan zelfs leiden tot een burn-out!

De onderzoekers noemen een aantal redenen waarom de druk om emails te controleren stress oplevert.

Mensen zijn bang om een belangrijk bericht te missen
Mensen kunnen geen afstand nemen van hun werk
Er ontstaat een conflictsituatie tussen werk en privéleven

Het laatste punt heeft belangrijke gevolgen. Het leidt er namelijk niet alleen toe, dat de werknemer zich gestrest voelt, of een burn-out krijgt, maar dat ook familieleden gestrest raken. Iemand die steeds zijn of haar email moet controleren, omdat de baas dit verwacht, besteedt nu eenmaal minder tijd aan sociaal contact met de rest van het gezin, of aan huishoudelijke taken. Dit kan leiden tot spanningen tussen leden van het gezin, zo laat de studie van Virginia Tech zien.

Hoe kan stress voorkomen worden?

De gezondheidsrisico’s van stress zijn enorm. Als u vaker op hoestresswerkt.nl hebt gekeken, weet u daar van alles van. Het is dus in het belang van werkgevers, dat ze hun werknemers gezond houden. Een aantal oplossingen ligt voor de hand:

Het beleid bij een bedrijf of instelling kan worden veranderd. Er kan in het beleidsplan een paragraaf worden opgenomen, dat de verwachtingen tempert om via email of andere elektronische communicatie buiten werktijd beschikbaar te zijn. Met andere woorden, leidinggevenden zien ervan af. Dit is natuurlijk de meest ideale oplossing.
Als dit niet mogelijk is, dan zouden werkgevers en werknemers afspraken kunnen maken over wanneer iemand beschikbaar is. Daardoor hoeft iemand niet de hele tijd na werktijd zijn email in de gaten te houden.
Bovendien zouden de verwachtingen van de organisatie duidelijk moeten worden gecommuniceerd. Als de aard van een baan e-mailbeschikbaarheid vereist, moeten dergelijke verwachtingen formeel worden vermeld als een deel van de taakverantwoordelijkheden. Het vooraf kennen van deze verwachtingen kan de angst bij werknemers verminderen en het begrip van hun familieleden vergroten.
Werknemers zouden mindfulness toe kunnen passen. Van mindfulness is aangetoond, dat het helpt om angst te verminderen. Mindfulness kan ook helpen om meer “aanwezig te zijn” bij het gezin, waardoor er minder conflicten zullen zijn en relaties binnen een huishouden verbeteren. Meer informatie over mindfulness en stress leest u hier.
Werkgevers en vakbonden kunnen elkaar helpen, zoals recent in Frankrijk gebeurd is. Zij hebben een verdrag gesloten in de tech- en consultancysector, dat werkgevers verbiedt hun werknemers na 18:00h via email te benaderen.

Hoe verklaart stressbiologie deze vorm van werkstress?

Biologische studies hebben een aantal sleutelfactoren vastgesteld waardoor iemand stress kan krijgen. Dit is de basis van hoestresswerkt.nl, zoals u weet. Twee van deze sleutelfactoren zijn het gebrek aan controle over wat je doet, en de onvoorspelbaarheid van (negatieve) gebeurtenissen.

Als je van de leidinggevende ’s avonds na het werk of tijdens het weekend moet wachten op een email, dan heeft dat gevolgen die aansluiten bij deze twee sleutelfactoren. Ten eerste heb je geen controle meer over je eigen tijd. Je kunt minder tijd aan je gezin besteden of aan hobby’s of sociale contacten. Ten tweede weet je niet wanneer de email komt, en ook niet wat erin zal staan. Toch moet je erop wachten; je kan het je niet veroorloven de email te missen en te kijken wat er van je gevraagd wordt.

Deze manier van flexibel werken is een kenmerk van een hiërarchische structuur binnen een organisatie. De leiders hebben de minste stress, en de ondergeschikten (dus degenen die de email ontvangen) hebben de meeste stress. Hetzelfde is waargenomen bij bavianen. Deze dieren leven in een hiërarchische groep, waarbij de leider elk ander dier kan pesten, maar zelf niet gepest zal worden. De tweede in rang zal alle andere apen pesten, behalve de leider. Dit werkt zo naar beneden toe door, naar de dieren die helemaal onderaan de hiërarchische ladder staan. Deze bavianen worden het meest gepest en hebben de meeste stress. De stress is onder andere het gevolg van een gebrek aan controle en de onzekerheid dat ze niet weten wanneer ze gepest gaan worden. Deze onzekerheid is misschien nog wel een grotere bron van stress dan het pesten zelf.

Met andere woorden: het is heel natuurlijk, dat de verwachting van werkgevers dat na werktijd email gelezen moet worden, tot stress leidt. De oplossing vanuit biologisch perspectief is, dat werknemers controle terug krijgen over hun tijd door goede afspraken te maken met de werkgevers. Gezien het belang van gezonde werknemers voor werkgevers, zullen werkgevers graag meedenken. In Frankrijk is dit ook gebeurd, dus dan kan het in Nederland ook.

Conclusie

Flexibel werken is alleen goed, als er goede afspraken tussen leidinggevenden en werknemers gemaakt zijn. Wanneer het opgelegd wordt vanuit de leiding, dan is het meestal éénrichtingsverkeer: werknemers moeten flexibel zijn om zo langer beschikbaar te zijn voor de leidinggevenden. Deze flexibele werkgrenzen leiden tot werken zonder grenzen, met stress en burn-outs voor de werknemers en hun gezin als gevolg.